ASIAKASREKISTERIN SELOSTE, KERAVAN ENERGIA OY
Päivitetty 17.6.2022
Keravan Energia -yhtiöiden asiakas-, alihankkija ja markkinointirekisteri
Keravan Energia tai sen valtuuttama yhteistyökumppani kerää ja käsittelee asiakkaiden sekä asiakassuhteen hoitamiseen liittyvien muiden rekisteröityneiden henkilöiden henkilötietoja. Asiakkaalla tarkoitetaan tässä tietosuojaselosteessa Keravan Energian asiakkaiden lisäksi myös muita rekisteröityjä, kuten yhteistyökumppaneita, potentiaalisia asiakkaita ja vierailijoita. Keravan Energia käsittelee henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:
Henkilötietojen käsittelyn peruste on Keravan Energian ja asiakkaan välinen sopimussuhde tai sopimusta valmistelevat toimet. Henkilötietojen käsittely perustuu Keravan Energian ja asiakkaan väliseen asiakassuhteeseen ja siitä johtuvien oikeuksien ja velvotteiden täyttämiseen.
Käsittely perustuu myös lakisääteisten velvotteiden noudattamiseen. Tällaisia velvotteita Keravan Energialla on erityisesti perustuen kirjanpito- ja sähkömarkkinalainsäädäntöön ja ko.-lainsäädäntöjen perusteella annettuihin viranomaisohjeisiin. Velvoitteet koskevat esimerkiksi sähkönsiirtoon liittyvien palveluiden noudattamista ja asiakkaiden laskuttamista.
Henkilötietojen käsittelyssä Keravan Energia noudattaa siihen sovellettavaa lainsäädäntöä, kuten tietosuoja-, sähkömarkkina- ja energiatehokkuuslainsäädäntöä.
Asiakkailta kerätään ja talletetaan yllä olevia henkilötietojen keräämisen tarkoituksia varten tarpeelliset tiedot, jotka laajimmillaan ovat:
Rekisteröityä koskevien perustietojen ja laskutukseen liittyvien tietojen antaminen ovat edellytys Keravan Energian tarjoamien palveluiden toimittamiselle. Lisäksi lakisääteiset velvoitteet edellyttävät keräämään rekisteröidystä esimerkiksi energian kulutusta koskevia tietoja. Vaadittujen tietojen antamatta jättäminen tai niiden keräämisen estäminen voivat hankaloittaa Keravan Energian palveluiden tarjoamista tai estää niiden tarjoamisen.
Rekisteröidyllä on jäljempänä kuvatulla tavalla oikeus kieltää tai rajoittaa tietojensa käsittelyä, esimerkiksi oikeus kieltää tietojensa käyttö suoramarkkinointitarkoituksiin.
Rekisteriin tallennetut henkilötiedot poistetaan. kun niiden säilyttämiselle ei enää ole laillista perustetta. Asiakastietojärjestelmässä henkilötiedot poistetaan sen vuoden päättyessä, kun kyseisen asiakkuuden päättymisestä on kulunut kymmenen (10) vuotta tai kunnes asiakas pyytää tiedon poistamista. Henkilötietoja voidaan joutua säilyttämään myös kauemmin, mikäli sovellettava lainsäädäntö tai sopimusvelvoitteet kolmansia osapuolia kohtaan sitä edellyttävät.
Alihankkijoiden henkilötietoja säilytetään kuusi (6) vuotta sen vuoden päättymisestä, jolloin rakennustyömaa valmistui. Muiden sopimusten tiedot poistetaan kolmen (3) vuoden kuluttua sopimuksen päättymisestä. Asiakaspalautteet säilytetään kymmenen (10) vuotta.
Mikäli käsittelemme henkilötietoja suostumuksen perusteella, annetun suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa. Suostumuksen perusteella käsiteltävät henkilötiedot poistetaan välittömästi suostumuksen peruuttamisen jälkeen, mikäli käsittelylle ei ole muuta laillista perustetta.
Asiakkaita koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti asiakkailta mm. tarjouspyyntöjen, tilausten, sopimusten ja muiden kontaktien yhteydessä, sekä niistä tiedoista jotka tallentuvat tai tallennetaanasiakkaan palveluiden tai tuotteiden käytöstä.
Kaikki asiakkaan kontaktin Keravan Energian kanssa voidaan tallentaa. Tallenteita käytetään liiketapahtumien todentamisessa, reklamaatioiden käsittelyssä sekä asiakaspalvelun kehittämisessä.
Asiakkaita koskevia henkilötietoja saadaan myös sähkömarkkinoilla toimivilta energiayhtiöiltä keskitetyn tiedonvaihdon yksiköstä (datahub) soveltuvaan lakiin tai viranomaismääräyksiin perustuvan tiedonvaihdon perusteella.
Tietoja kerätään myös evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla evästelausekkeessa tarkemmin kuvatuin tavoin.
Henkilötietoja voidaan myös kerätä, tallettaa ja päivittää Väestörekisterikeskuksen, Suomen Asiakastieto Oy:n ja muun osoite-, päivitys- ja muuta vastaavaa palvelua tarjoavan ja sähkösopimuksia välittävän rekisterinpitäjän rekisteristä. Tietoja päivitetään myös Energiateollisuuden julkaisemien sähkömarkkinoiden tiedonvaihdon sääntöjen perusteella sekä soveltuvan lainsäädännön sallimissa rajoissa.
Keravan Energian rekisteristä ei lähtökohtaisesti luovuteta tietoja ulkopuolelle. Voimassa olevan lainsäädännön edellyttämin tavoin tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille.
Tietoja voidaan luovuttaa ja siirtää rekisterinpitäjän konserniyhtiölle, palveluntarjoajille, viranomaisille, sähkömarkkinoiden osapuolille ja sähkömarkkinoiden keskitetyn tiedonvaihdon yksikköön (datahub) sähkömarkkina- ja muun lainsäädännön sallimissa ja edellyttämissä rajoissa.
Tietoja voidaan siirtää rekisterin käyttötarkoituksen mukaisesti Keravan Energian yhteistyökumppaneille, palveluntuottajille tai alihankkijoille. Palveluntuottajia ja alihankkijoita voivat olla esim. mittauspalvelutoimittajat, sähköverkon rakentamiseen liittyvät toimittajat, perintätoimistot ja tulostusoperaattorit.
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, ellei se ole palvelun tai tietojenkäsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta välttämätöntä. Tällöin tietojen siirrossa noudatetaan tietolainsuojasäädännön asettamia tietosuoja- ja tietoturvavaatimuksia.
Rekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein.
Tietoihin on käyttöoikeus vain Keravan Energia -konsernin palveluksessa olevilla henkilöillä tai sen valtuuttamilla toimijoilla, joiden työtehtävien suorittaminen edellyttää henkilötietojen käsittelyä. Rekisteritiedot on suojattu henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Katselu- ja muokkausoikeuksia rajataan käyttöoikeuksin. Edellytämme henkilöstöltä ja yhteistyökumppaneilta sitoutumista asiakastietojen salassapitoon.
Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön mukaiset oikeudet. Huomioi, että oikeuksien tarkempi soveltaminen kussakin tilanteessa riippuu henkilötietojen käsittelytarkoituksesta.
Rekisteröidyn tulee lähettää oikeuksiaan koskevat pyynnot kirjallisesti ja allekirjoitettun osoitteeseen:
Oikeuksia koskevat pyynnöt voidaan esittää myös henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona.
Pääsääntöisesti rekisterinpitäjä ei peri pyynnön käsittelystä maksua rekisteröidyltä. Jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, kuten esimerkiksi jos niitä esitetään toistuvasti, rekisteröidyltä voidaan pyytää pyynnön käsittelystä aiheutuviin hallinnollisiin kustannuksiin perustuva kohtuullinen maksu.
Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan, sekä tietolainsäädännössä määritellyt tiedot henkilötietojen käsittelystä. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus saada jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja on tallennettu rekisteriin. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisten tai epätarkkojen henkilötietojen korjaamista.
Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen että:
Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos:
Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella tätä ennen suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. Reksiteröidyn henkilötiedot voidaan kuitenkin säilyttää, mikäli rekisterinpitäjään kohdistuvan lainsäädännön velvoitteen noudattaminen edellyttää henkilötietojen säilyttämistä.
Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, mikäli se teknisesti on mahdollista.
Rekisteröidyllä on oiekus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.